五通醫藥管理系統千方百劑醫藥軟件日常業務單據做錯后的修正方法

說明：此文檔基于五通醫藥管理系統千方百劑II V8.23版本所做，適合五通醫藥管理系統千方百劑II所有版本，不區分單體版、批發版以及配送版。

問題背景描述：

日常做單過程中，有時候因為操作失誤（如：采購入庫單選錯了供應商；藥品的批次、有效期、數量、單價等錄錯）而導致業務單據做錯，從而導致批次、有效期、庫存或者賬務錯誤，而做錯的單據因為已經過賬，無法修改或者刪除。特別是單據中錄入很多行（比如錄入了幾十行甚至上百行）品種，但可能只是其中某一行或者某幾行錄入錯誤，如果全部重新錄入又會非常麻煩。

本文檔就以采購入庫單為例，詳細介紹此類問題的處理流程。

錯誤的單據如下圖所示：

（我們假設這張采購入庫單的供應商選擇錯誤、第3行商品的有效期至、數量、單價錄入錯誤，其他幾行商品錄入是正確的）

具體處理流程：

第一步：在經營歷程中，找到這張錄入錯誤的采購入庫單

其他——經營歷程

如下圖所示：

（注：可以通過查詢條件，如：往來單位、單據類型、日期時間段等，來進行篩選，以便更加快速的找到錯誤的單據）

如上圖，第4行的采購入庫單是剛剛做錯的單據

我們用鼠標左鍵選中第4行，然后再點擊下方的單據復制按鈕，此時，軟件會提示“是否要對已選中的單據進行復制”，我們點擊“是”（如下圖所示）

然后，軟件會提示“成功復制1張，請到草稿中查閱”，此時，我們點擊“確定”。（如下圖所示）

第二步：在經營歷程中，選中這張錯誤的采購入庫單，點擊下方的紅字反沖按鈕，把這張單據紅沖掉（紅沖的意思，可以簡單理解為作廢）

如下圖所示：

此時，軟件會提示“確定要對選中的單據做紅字處理？”，我們點擊“是”。（如下圖所示）

然后，軟件會提示“選中1張單據，紅沖成功1張！”，此時，我們點擊“確定”。（如下圖所示）

此時，經營歷程中，這張錄入錯誤的采購入庫單就會自動顯示為兩張，而且都是以紅色字體顯示，且單據金額為一正一負。這就表示這張錯誤的采購入庫單被紅沖掉，也就是被作廢掉，相對應的庫存、應付款等等自動恢復為做這張采購入庫單之前的數量和金額。（如下圖所示）

(特別提示：假如用戶使用的是五通醫藥管理系統千方百劑單體藥店版或者配送版，這張錯誤的采購入庫單過賬后，此張采購入庫單中的某些商品通過零售單被銷售出庫，那么這張錯誤的采購入庫單是不能被紅沖掉的，因為原采購入庫單中被銷售出庫過的這些商品實際庫存數量和單據中采購入庫的數量不相等，少于采購數量，且經營歷程中軟件生成的零售出庫匯總單是不能被紅沖的)

第三步：在業務草稿中將這張錯誤的采購入庫單修改正確并重新過賬。

其他——業務草稿

找到這張采購入庫單的草稿單據后，我們會看到這張單據顯示為藍色字體，表示這張草稿單據是默認已經被審核的。此時，我們需要先選中此單據，點擊下方的反審核按鈕，將這張草稿單據反審核。（如下圖所示）

反審核后的這張采購入庫單的顏色自動會從藍色字體變為黑色字體，表示現在這張單據已經是未審核的狀態（如下圖所示）。此時，我們選中這張單據，點擊下方的單據修改按鈕，打開這張采購入庫單草稿。

此時，在打開的采購入庫單中，將左上角的供應商和審核人重新選擇；同時，將第3行品種的有效期至、數量、單價重新修改。修改完畢后，點擊右下角的單據過賬按鈕，將這張已被修改正確的采購入庫單重新過賬。(如下面兩圖所示)

此時，這張錯誤的采購入庫單修改完畢，同時，軟件會自動重新生成正確的采購記錄、藥品有效期、以及重新計算正確的入庫數量和采購單價。

至此，錯誤單據的修改流程完畢！

                         隨州五通網絡科技有限公司  吳小章

18995971607

2017.04.04